تزامن ظهور فن التوقیعات فی الأدب العربی منذ الوهلة الأولى لابتکاره بوظیفة إداریة تتعلق بإدارة شؤون الحکم بین الخلیفة وعماله ، أو بین من هو أعلى مرتبة کالوزیر أو قاضی القضاة ، ومن هو أدنى منه ، ولذلک أخذ طابع الإخبار بأمور هی أقرب إلى واقع الحیاة المعاش من شؤون الناس وهذه الوظیفة إبلاغیة تواصلیة تتعلق بالوظیفة المتوخاة من أیة لغة ، لکن غلب على طابعها توظیف أسالیب بلاغیة مؤثرة فی المتلقی ، ولاسیما فی أسلوب الإیجاز والکنایة والتعریض ، وغیرها من أسالیب تأتی بدرجة أقل من حیث التوظیف ، إذ کانت تبنى من ألفاظ قلیلة لتؤدی معانی کثیرة  وهذا الملمح هو عین دلالة الإیجاز فی البلاغة العربیة ، فقد عرفه البلاغیون بقولهم تقلیل الألفاظ مع إکثار المعانی .